入院・外来の利便性向上を実感、在宅診療のフットワークも軽く
導入を機に業務の見直しが進み、医療DXの推進や働き方改革に

医療法人輝松会松尾内科病院は2023年10月にウィーメックスの電子カルテ『Medicom-CK』および医事システム『Medicom-HSif』を導入しました。システムの導入に当たって本野裕之事務長は現場の声を反映するためアンケートを実施し、「評価の高さが決め手になりました」と話します。導入効果について森永哲成医師は「入院・外来を問わず、紙カルテを持って院内を移動することがなくなり、どこにいても自分の仕事ができます」と利便性の向上に手応えを感じ、在宅診療でも「重たい荷物がなくなり、フットワークが軽くなりました」と笑顔で話します。川上恵美子看護主任も「メッセンジャー業務がなくなりました」と業務負担の軽減を実感。「その分患者に寄り添う時間が増えました」。森永医師と川上看護主任ともに「指示出しなどのスピードが上がり、連携がスムーズになり、業務改善につながりました」と口を揃えます。

システム導入の背景と決め手

全職員のアンケートによる評価でウィーメックスに決定

「時代の流れに乗り遅れてしまう」――。政府が強力に推進する医療DXを念頭に、本野事務長には焦りにも近い危機感がありました。実際、看護師を募集しても「紙カルテの経験がない」といった理由から「若い看護師が採用に至らないことがかなり続きました」。川上看護主任も求人の観点から電子カルテの必要性を痛感。森永医師も「電子カルテにしたほうが働きやすいため、導入の検討を要望しました」と話します。

操作性と見やすさを評価

電子カルテの選定に当たっては、候補を4社に絞り、各社にデモンストレーションを依頼し、強みなどを提案してもらいました。
「事務職として最も重視したのは価格ですが、使用するのは現場の職員のため、実際に操作して使い勝手を確認してもらうことにしました」（本野事務長）。その上で、①見やすさ②操作性③他部門間連携④機能性―の4項目について全職員約100人を対象にアンケートを実施しました。
その結果、医局、看護、医事、検査、栄養科、事務など、部署によって若干の違いはありましたが、総合的にウィーメックスの評価が最も高く、森永医師は「他社よりも抜きん出ており、中でも操作性と見やすさが秀でていました」と評価します。最終的には「ウィーメックスの担当者の熱心な対応や質問に対する回答の速さ」（本野事務長）が決め手になりました。

システム導入のポイント

丁寧なフォローでPCに不慣れな看護師も3ヵ月で習熟

電子カルテの導入が決まったものの、川上看護主任には一抹の不安がありました。ベテラン看護師を中心に電子カルテはおろか、パソコンに触れたこともない人がたくさんいたからです。約40人の看護師のうちパソコンに不慣れな人は3分の1、電子カルテに触ったことがない人は7、8割に及んでいました。「何ができて何がわからないのかも言えない」という看護師もおり、「マンツーマンで、できるだけ寄り添いながら対応し、1つ1つ課題を解決していきました」（川上看護主任）。

本野事務長も「ウィーメックスの担当者さんはかなり手を焼かれたことと思います」と振り返ります。「各部署に入り、現場の要望などに耳を傾けていただき、事前のヒアリングの内容との相違や突然の変更依頼の多くに対応してもらいました」と、同社の懇切丁寧なフォロー体制に感謝しています。

院内勉強会で事例を交え提案

システム導入に向けた院内勉強会では、ウィーメックスの担当者から事例などを交えて運用のしやすさなどの提案もあり、導入から3ヵ月余りが経過した頃には「落ち着いて操作できるようになりました」と川上看護主任。「ベテランの看護師も今となっては使いやすいと感じているのではないでしょうか。これから応用していければ」と笑顔で話します。森永医師も「皆、日常業務をこなせるくらいの習熟度はついてきています」とまずますの滑り出しに安堵するとともに、「今後さらに便利に使っていってほしい」と期待を寄せています。

システムの活用

外来・入院・在宅の全ての診療で大幅な業務改善効果

どこにいても外来業務が可能に

システムの活用に当たって外来診療では、「予約ができるようになったため、先の予定を見通しながら日々の業務を均一化できるようになりました」と森永医師。「取り組むべき業務を先回りして検査の予定を立てたり、予め処方を入力しておいたりでき、利便性を感じています」。また、その日の繁忙度合いが予約数でわかるため、「日程を調整することができます」。さらに、内視鏡の予約も共有できるため、「院内の階段を上り下りして予約状況を確認しなくても、どこにいても外来業務ができるようになりました」と話します。患者のメリットについても「統計はとっていませんが、私の心掛けとしては、予約患者を優先して診療するようにしているため、待ち時間が短縮されると思います」と期待を寄せています。

患者に寄り添う時間が増加

同様に入院医療でも「どこでも仕事ができ、医師の業務効率化につながることが大きなメリット」と森永医師。「今までは病棟に行かないと患者さんの情報が手に入りませんでした」が、外来業務中でも、「“特記事項”機能を利用して、入院患者に対する看護師からの情報をリアルタイムで確認でき、処方切れが予定されるオーダを電子カルテが自動で知らせてくれ、簡易的な操作で継続指示が出来るなど、電子カルテ機能を活用することで、少しの空き時間も有効に活用でき、非常に助かっています」と笑顔で話します。実際、患者の状態や発熱、食欲の有無などについて、外来や医局、他の病棟で確認し、すぐさま指示を出せるため、「日々の業務が非常にスムーズになってきています」。
川上看護主任も「メッセンジャー業務がなくなってきました」と話します。「『業務が忙しくて患者さんのそばに行きたいのにいけない』ということが悩みではありました」が、患者に寄り添う時間が増え、他の看護師からもその点が改善されてよかったという声も聞かれるといいます。また「患者によっては紙カルテが何冊にも分かれ、記録を探すためにとても時間がかかっていました」が、電子カルテを導入したことで、「検索ができるようになりました」と業務改善効果を実感しています。
森永医師も「例えば、診断書を作成する際、入院患者でも外来のカルテが必要な場合があります。これまでは入院と外来で紙カルテが分かれており、情報を得るために院内を移動するなど、手間がかかっていましたが、今は非常に見やすく、仕事もしやすくなりました」と評価します。

在宅診療で画像確認や処方も

在宅については、「5、6人の紙カルテを持っていき、現地で情報を確認していました。カルテを含めた荷物は両手で抱えて持つほどになりましたが、今ではノートパソコン1台でことたります」と森永医師。さらに「画像情報を電子カルテでパッと見られることも非常に助かっています」と話し、機動力の向上はもちろん、日常診療で得られる情報が非常に多くなりました。さらに、在宅の現場で、「患者さんのそばにいながら処方箋を出すこともでき、相当な業務負担の軽減につながりました」と話します。
本野事務長も「従来はカルテの準備に手間と時間がかかっていましたし、それなりの大荷物になりました。それを考えるとかなり楽になりました」と話します。診療から戻ってからも、以前はカルテの記入や処方などに時間を要していましたが、「新しいシステムはクラウド型のため、モバイル端末で訪問先からアクセスでき、最新の検査結果などの確認や処方もスムーズにできるようになり、大幅な時短にもつながりました」。次回の訪問や検査などのスケジュール管理も容易になり、効率化につながっています。

成果と今後の展開

職場環境の改善や若手看護師の採用につながる

導入の成果として森永医師は、働き方改革や医療DXの推進など、「今のご時世にあった医療体制に作り直す良いきっかけになりました」と話します。看護師側からも看護業務の見直しをしてもらい、話し合いを重ね、「医師と看護師との連携がうまくいくようになりました」と手応えを感じています。川上看護主任も「働き方改革に向けてタスクシフトが進むきっかけになりました」と話し、結果として職場環境の改善や医療の質の向上につながるものと考えています。
さらに、システム導入後に医師と看護師の採用が相次いで決まり、特に若い医師と看護師の採用に電子カルテが欠かせないことが証明される結果になりました。

電子カルテとともに成長を

今後の取組みについて森永医師は「業務の見直しが一番大変で、まだその途上にありますが、これからは、病棟ごとに異なる運用の仕方を統一していくなど、電子カルテとともに成長していけるようにしていきたい」と抱負を語りました。