患者さんがクリニックを訪れて最初に接するのが事務スタッフです。受付であたたかい接遇を受けられたかどうかは、クリニックの印象を左右することもある重要なもの。また、事務スタッフは会計業務や診療報酬請求業務などにも対応することになりますが、これらはクリニックの財務のかなめとなる責任ある仕事です。やりがいも大きい分、業務負担も大きく、特にレセプト時期などの繁忙期には時間外労働も増えがちです。ミスがあれば患者さんからのクレームにもつながりかねず、重い負担ゆえに離職率も高い仕事と言われます。

　優秀なスタッフの離脱は、クリニックにとって大きな痛手です。そうした事態を回避するためにも、業務効率化によりスタッフに過度な負荷がかからない環境づくりが大切です。必要に応じてシステムを導入することで、さらに大きな成果を達成できるでしょう。適切なシステム化はスタッフの業務負担を軽減するだけでなく、人手による作業で起こりやすいミスを抑止する効果も期待できます。

　クリニックにおいて、特にスタッフの負荷が高い業務や、ミスが起こりやすい業務をシステム化すれば、スタッフにとっても患者さんにとっても満足度の高い成果を実現することができます。こうした領域からシステム化の検討を進めるのもお勧めです。

　たとえば、再来受付機と電子カルテ・レセコンとの連携システムを構築することで、受付業務の効率化が図れます。患者さんが再来受付機に診察券を挿入したりQRコードなどをかざしたりすると画面に患者情報が表示され、電子カルテ・レセコンとの連携に基づき自動で受付まで完了します。受付に時間のかかる初診の患者さんと、再来の患者さんの動線とを分けることで、混雑を回避して受付業務の負担を軽減し、患者さんの待ち時間も短縮します。再来患者さんの診察券を事務スタッフが預かることがないため、返却忘れに伴う対応を削減できる点もメリットです。また、電子カルテへの連携により、患者さん情報の入力漏れを防止する効果もあります。

　また、自動精算機・POSレジと電子カルテ・レセコンを連携することで、診察券や電子カルテなどから会計情報を送信し、円滑な会計業務を実現するシステムを構築できます。金銭授受にかかわる業務の手間を削減できるだけでなく、金額の数え間違いなどのミスを防止するメリットもあります。ICカードやクレジットカードに対応した機種もあり、昨今のキャッシュレスへのニーズにも対応が可能です。

　クリニックにおいて業務効率化を実現できる領域は、このほかにも数多く存在します。たとえば、予約や問診などもシステム化が可能な領域です。スタッフが直接対応することなく患者さん自らシステム上でこれらを完結できるようになれば、事務スタッフの負荷の削減効果を期待できます。さまざまな種類のシステムが提供されているため、自院のスタッフや患者さんのタイプ、年齢層などに基づき、使いやすいものを選択しましょう。また、診察前に測定する血圧・体重などのデータ取り込みも、システムによる自動化が可能です。手で入力するよりも手間もミスもなくなり、その分患者さんの接遇の時間をしっかりと確保できるようになります。

　業務効率化は単体のシステムの導入だけでも成果をあげることが可能ですが、システム同士を連携させれば、クリニック全体の業務フローの効率改善につなげることができます。スタッフの業務負荷も、単体導入時以上の削減効果を期待でき、働きやすさも改善することができるでしょう。システム連携のかなめとなるのは、電子カルテとレセコンです。これらの選定にあたっては、メーカーがどの程度の連携実績を持つのかも、ぜひ確認しておきましょう。たとえばメディコムは、業界最多の170社との連携実績を持っています。連携実績が豊富であるほど、さまざまな観点から業務効率化を実現するアイデア、ノウハウがメーカーに数多く蓄積されることになります。クリニック個別のニーズに対しても、そうしたノウハウを活用し、最適な提案ができる可能性が高まります。システム連携を円滑に進めるうえで、重視したい指標と言えるでしょう。